De Nationale Veiligheidsraad heeft op 23 juli 2020 beslist dat horecazaken de aanwezigheid van hun gasten moeten noteren. Dit komt er niet zomaar: de COVID-19 pandemie neemt opnieuw in kracht toe, en dit is slechts één van de maatregelen genomen om de Horeca te verzekeren van continuïteit. We begrijpen dat dit moeite vergt van jou en je personeel, dus doen we er alles aan om ervoor te zorgen dat het proces zo soepel mogelijk kan verlopen.
Het is belangrijk om aan te stippen dat de ingezamelde gegevens énkel en alleen mogen dienen voor contact tracing. Je mag de gegevens van je klanten dus niet gebruiken voor commerciële doeleinden, zoals het versturen van nieuwsbrieven of promoties.
Je verzamelt de gegevens van één klant per tafel bij aankomst, en verzegelt dit document in een gesloten envelop die alle formulieren van die dag bevat. Je plaatst de datum goed zichtbaar op de envelop. Je envelop verzegelen doe je door deze definitief te sluiten (met de plakband), en de handtekening van de verantwoordelijke of personeelslid over de plakrand te plaatsen.
Wordt er geen besmetting vastgesteld, dan moet je de enveloppes definitief vernietigen na een periode van 14 dagen. Is er wel een besmetting vastgesteld op die welbepaalde dag, dan zal het Agentschap Zorg & Gezondheid of aangestelden je contacteren om de informatie met hen te delen. Deel de informatie met niemand anders, en verifieer goed de identiteit van diegene die om informatie vraagt!
Op dit moment er geen ondubbelzinnige bepaling omtrent de bestraffing van het niet-naleven van deze maatregel. Het Ministerieel Besluit dat dit moet regelen (24 JULI 2020. – Ministerieel besluit houdende wijziging van het ministerieel besluit van 30 juni 2020 houdende dringende maatregelen om de verspreiding van het coronavirus COVID-19 te beperken) werd op 24 juli 2020 gepubliceerd en stipuleert onder andere het volgende:
10° de contactgegevens van één klant per tafel, die zich kunnen beperken tot een telefoonnummer of een e-mailadres, moeten worden geregistreerd bij aankomst en bewaard gedurende 14 dagen teneinde enig later contactonderzoek te faciliteren. Die contactgegevens mogen enkel worden gebruikt voor de doeleinden van de strijd tegen COVID-19, ze moeten worden vernietigd na 14 dagen en de klanten moeten uitdrukkelijk hun akkoord geven. Voor de klanten die dit weigeren wordt de toegang tot de inrichting bij aankomst geweigerd.”
Het is dus duidelijk dat u de klanten die contact tracing weigeren, dient te weigeren of niet langer mag bedienen, ook niet als zij reeds plaats hebben genomen in uw uitbating. We herinneren je eraan dat de boetes voor niet-dragen van mondmaskers (zowel door personeel van de uitbating, als nu door cliënteel wanneer zij in transit zijn van en naar hun tafel of kamer) wel degelijk worden opgelegd.
Als uitbater heb je uiteraard geen politionele bevoegdheden, je kan dus niet zomaar iemand verplichten om mee te werken. Volgens het Ministerieel Besluit dien je de persoon die niet wil meewerken aan de contact tracing (en zijn gezelschap) te weigeren tot de uitbating.
We communiceren dat een klant best een eigen pen meebrengt, zoniet dient de uitbater inderdaad de klant te voorzien van het nodige materiaal om het formulier te kunnen invullen. Grote waakzaamheid is geboden bij de overdracht van pennen, aangezien dit het risico op COVID-19 overdracht mogelijk kan vergroten. We vragen dan ook om de pennen telkens te ontsmetten na gebruik, en deze niet te laten rondslingeren in de uitbating. Een ‘best practice’ bij een restaurant is bijvoorbeeld voor de opening een pen te laten rusten op elke tafel, en bij het einde van de avond, de pennen gezamenlijk te ontsmetten. We begrijpen dat dit opnieuw een tijdsinvestering vraagt van de uitbater, maar gezien de omstandigheden is dit noodzakelijk.
Op basis van dit document en bijhorende informatie moet je normaal gezien in staat zijn om de meeste vragen van je klanten te kunnen beantwoorden. Hou er rekening mee dat lang niet iedereen bezorgd is om zijn of haar privacy, dus het aantal vragen zal wellicht niet dermate groot zijn.
Zijn er toch vragen die je niet kan beantwoorden, dan raden we je aan contact op te nemen met Horeca Vlaanderen. Op die manier kan deze FAQ aangevuld worden (uiteraard geanonimiseerd) en kunnen we ook andere uitbaters helpen.
Heb je vragen rond de verwerking door het Agentschap Zorg & Gezondheid, dan raden we je aan de DPO (“Data Protection Officer”) te contacteren van het Agentschap Zorg & Gezondheid via veiligheidsconsulent@zorg-en-gezondheid.be.
Het is echt van groot belang dat de informatie definitief vernietigd wordt na het verstrijken van de periode. Gewoon de enveloppes in de vuilbak gooien is geen goed idee, probeer waar mogelijk de papieren te versnipperen of te verscheuren.
De snelheid waarmee deze maatregel werd genomen, gaf Horeca Vlaanderen niet de kans om meteen een applicatie op te zetten. Bovendien moet zo’n applicatie ook voldoen aan de GDPR en andere relevante wetgeving, en vanuit technisch en juridisch oogpunt is dit niet evident. We bekijken de mogelijkheid tot het introduceren van een applicatie of interactieve webpagina, waarop klanten met hun smartphone het formulier kunnen invullen. De gegevensvernietiging wordt echter complexer wanneer zij op een digitale drager wordt verwerkt.
Net zoals bij de gewone reservaties moet je rekening houden met de GDPR, de strikte Europese privacywetgeving. Dat betekent dat je altijd de persoonlijke gegevens van je cliënteel zo goed als mogelijk moet beschermen, en dit zowel juridisch als technisch.
De gegevensinzameling van de contact tracing verloopt echter anders dan een gewone reservatie via de telefoon of website. Bij een reservatie via de website ben je immers in de mogelijkheid om deze gegevens ook commercieel aan te wenden (voor nieuwsbrieven, bijvoorbeeld), omdat die is gebaseerd op ‘toestemming’ van het datasubject (de klant), onder artikel 6, a) GDPR. Dit geldt uiteraard enkel indien je toestemming correct hebt verkregen, bijvoorbeeld door de akkoordverklaring van de privacyverklaring op de website.
De inzameling voor de contact tracing is echter een wettelijke verplichting, waar jij als uitbater moet aan voldoen. De grond voor deze inzameling is artikel 6, c) GDPR. Het is heel duidelijk dat dit twee aparte inzamelingen zijn, en je moét deze datastroom apart houden van je gewone reservaties. Je mag in geen geval de contact tracing gegevens commercieel aanwenden.
De bijkomende grond voor de inzameling en verwerking van deze gegevens is artikel 3, 10° van het ‘Ministerieel besluit van 24 juli 2020 houdende wijziging van het ministerieel besluit van 30 juni 2020 houdende dringende maatregelen om de verspreiding van het coronavirus COVID-19 te beperken’.
De Nationale Veiligheidsraad heeft op 23 juli 2020 beslist dat horecazaken de aanwezigheid van hun gasten moeten noteren. Dit komt er niet zomaar: de COVID-19 pandemie neemt opnieuw in kracht toe, en dit is slechts één van de maatregelen genomen om de gezondheid van jou, je familie, vrienden en kennissen beter te kunnen beschermen. We begrijpen dat dit een inspanning en heel wat vertrouwen van je vraagt, en we doen er alles aan om je data zo goed als mogelijk te beschermen.
Heb je vragen rond de verwerking door het Agentschap Zorg & Gezondheid, dan raden we je aan de DPO (“Data Protection Officer”) te contacteren van het Agentschap Zorg & Gezondheid via veiligheidsconsulent@zorg-en-gezondheid.be.
Krijg je geen (afdoende) antwoord op je vragen, dan kan je klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/acties/klacht-indienen).
De uitbater verzamelt de gegevens van één persoon aan je tafel, en verzegelt dit document in een gesloten envelop die alle formulieren van die dag bevat. Hij plaatst de datum goed zichtbaar op de envelop. De envelop wordt verzegeld door deze definitief te sluiten (met de plakband), en de handtekening van de verantwoordelijke of personeelslid over de plakrand te plaatsen.
Wordt er geen besmetting vastgesteld, dan worden de enveloppes definitief vernietigd na een periode van 14 dagen. Is er wel een besmetting vastgesteld op die welbepaalde dag, dan zal het Agentschap Zorg & Gezondheid (of aangestelden) de uitbater contacteren om de informatie met hen te delen. Het is dan mogelijk dat je zelf telefoon krijgt van een contact tracer om je op de hoogte stellen dat er een besmetting werd vastgesteld.
Wel, eerst en vooral: de uitbater mag nooit of te nimmer je gegevens gebruiken voor andere doleinden dan zuivere contact tracing. Je data mag dus niet gebruikt worden voor commerciële doeleinden, zoals het versturen van nieuwsbrieven of promoties.
Je gegevens worden dus enkel en uitsluitend ingezameld om te helpen tegen de verdere verspreiding van COVID-19, en het mogelijk te maken dat contact tracers jou en de andere gasten van de uitbating kunnen contacteren bij een eventuele besmetting.
Wanneer je telefoon krijgt van een contact tracer met de boodschap dat er een besmetting werd vastgesteld, dan zal je bijkomende informatie krijgen, afhankelijk van de ernst van de besmetting. Verifieer goed de identiteit van diegene die je opbelt, vooraleer je gevoelige informatie meegeeft. Wellicht zal er een zelf-quarantaine worden aangeraden, in samenhang met een test bij de huisdokter. Volg deze maatregelen goed op, ze zijn van levensbelang om deze crisis te bedwingen.
Het Ministerieel Besluit van 24 juli 2020 is duidelijk: indien je niet wil meewerken aan de contact tracing, zal de toegang tot de Horecazaak je geweigerd worden. We herinneren je eraan dat de boetes voor niet-dragen van mondmaskers (zowel door personeel van de uitbating, als nu ook door jou en je tafelgenoten wanneer je je verplaatst van en naar je tafel of kamer) wel degelijk worden opgelegd.
Net zoals bij gewone reservaties moet de uitbater rekening houden met de GDPR, de strikte Europese privacywetgeving. Dat betekent dat men altijd jouw persoonlijke gegevens zo goed als mogelijk moet beschermen, en dit zowel juridisch als technisch.
De gegevensinzameling van de contact tracing verloopt anders dan een gewone reservatie via de telefoon of website. Bij een reservatie via de website kan de uitbater je bijvoorbeeld ook commerciële boodschappen toesturen, tenminste wanneer je daar uitdrukkelijk ‘toestemming’ voor hebt gegeven, onder artikel 6, a) GDPR.
De inzameling voor de contact tracing is echter een wettelijke verplichting, waar de uitbater moét aan voldoen. De juridische grond voor deze inzameling is artikel 6, c) GDPR. Het is heel duidelijk dat dit twee aparte inzamelingen zijn, en de uitbater moét deze datastroom dan ook apart houden van gewone reservaties. De uitbater mag in geen geval de contact tracing gegevens commercieel aanwenden. Gebeurt dit toch? Neem dan contact op met Horeca Vlaanderen, of met de verantwoordelijke binnen het restaurant of uitbating.
De bijkomende grond voor de inzameling en verwerking van deze gegevens is artikel 3, 10° van het ‘Ministerieel besluit van 24 juli 2020 houdende wijziging van het ministerieel besluit van 30 juni 2020 houdende dringende maatregelen om de verspreiding van het coronavirus COVID-19 te beperken’.
De GDPR biedt heel wat rechten aan datasubjecten (jij, dus). Eén daarvan is een verzoek om informatie, onder artikel 15 tot en met 22 GDPR. Je kan dus de uitbater verzoeken om een volledige kopie van je gegevens, en dit verzoek dient te worden voldaan binnen een periode van één maand. Je hebt ook het recht op:
Niet alle rechten zijn uitoefenbaar binnen deze uitzonderlijke omstandigheden en procedures. Heb je vragen omtrent de uitoefening van je rechten, kan je contact opnemen met de uitbater.
In relatie tot de klant geldt de gewone burgerrechtelijke aansprakelijkheid. Het is in concrete gevallen aan de rechter om te oordelen of er al dan niet een aansprakelijkheid vastgesteld kan worden. De klant die de horeca-uitbater aansprakelijk wil stellen, zal dan moeten aantonen dat de uitbater een fout heeft begaan (bijvoorbeeld wanneer er niet genoeg preventiemaatregelen genomen zijn). Daarbovenop moet de klant ook kunnen aantonen dat er een oorzakelijk verband is tussen deze fout en de geleden schade (zijnde het oplopen van Covid-19).
Horecazaken mogen 7/7 openen. Horecaondernemers moeten zich daarbij wel houden aan het verplichte sluitingsuur (1u ’s nachts tenzij de lokale overheid dit vervroegt, en dan minstens vijf opeenvolgende uren gesloten).
De horecaondernemer mag personeel met gezondheidsklachten niet naar het werk laten komen. Indien de klachten optreden tijdens de werkuren, wordt het personeelslid onmiddellijk en op een veilige manier naar huis gestuurd (i.e. met een mondmasker, bij voorkeur geen openbaar vervoer, ontsmetting van materialen waar de medewerker de afgelopen 2 dagen vooral in contact mee is geweest).
De horecaondernemer informeert bij aankomst over de regels in verband met de gezondheid van de gasten, mag gasten met gezondheidsklachten die mogelijk op COVID-19 wijzen niet toelaten en moet hen de toegang tot de onderneming weigeren. Indien de klachten optreden tijdens het verblijf, wordt onmiddellijk een arts verwittigd.
Ja, dat mag de horeca-uitbater doen.
Personeel en horeca-uitbaters moeten verplicht een mondmasker dragen in de zaal. Dit betekent niet alleen tussen de tafels, maar ook achter de toog en op het terras. Ongeacht of de 1,5 meter afstand bewaard kan worden of niet. Ook in de keuken zijn mondmaskers verplicht voor personeel en horeca-uitbaters. Ongeacht of de 1,5 meter afstand bewaard kan worden of niet.
Klanten moeten steeds een mondmasker dragen, behalve wanneer ze aan tafel zitten. Wanneer ze opstaan om bijvoorbeeld naar het toilet te gaan, doen ze opnieuw hun mondmasker aan.
Wie door medische redenen geen mondmasker kan dragen, kan een gelaatsscherm dragen ter vervanging.
Drankgelegenheden en restaurants mogen geopend blijven vanaf het gebruikelijke openingsuur tot één uur ’s nachts, tenzij de gemeentelijke overheid oplegt dat ze eerder moeten sluiten, en ze moeten gedurende een ononderbroken periode van 5 opeenvolgende uren gesloten blijven. Deze beperkingen gelden niet voor takeaway en maaltijdlevering.
Recepties en banketten mogen niet doorgaan tussen 1u ’s nachts en 6u ’s morgens. Dit geldt bij alle recepties en banketten (zowel met privékarakter als publiek toegankelijk).
Ja, indien ze over de gepaste vergunningen beschikken voor cafés en in dat geval zijn de horecaregels van toepassing op hen.
Bedrijfsrestaurants vallen onder de voorwaarden van de horecasector.
Tafels worden zo geplaatst dat een afstand van minstens 1,5 meter tussen de klanten van de verschillende tafels wordt gegarandeerd, tenzij de tafels worden gescheiden door een plexiglazen wand of een gelijkwaardig alternatief met een minimale hoogte van 1,8 meter.
Food sharing concepten zijn niet verboden.
Stoffen stoelen en kussens zijn in principe niet verboden, maar moeten wel ontsmet worden.
Het protocol zwembaden dat is opgesteld door de deelstaten is hierbij van toepassing.
Binnenspeeltuinen vallen onder de toepassing van ‘Gids betreffende de opening van de handelszaken om de verspreiding van het COVID-19-virus tegen te gaan’. Het is terug te vinden op de website van de Federale Overheidsdienst Economie.
Springkastelen of speelgoed/-hoek vallen onder de toepassing van ‘Gids betreffende de opening van de handelszaken om de verspreiding van het COVID-19-virus tegen te gaan’. Bekijk hier specifiek de regels die gelden voor binnenspeeltuinen.
Het is niet verboden. Dus kaartspelen is toegestaan mits de naleving van de veiligheidsmaatregelen.
Als er drank en eten geserveerd wordt, moet er gekeken worden naar het karakter van het evenement. Heeft het een privékarakter (dus niet voor publiek toegankelijk), dan gelden de regels van gezeten recepties en banketten met privékarakter. Is het publiek toegankelijk, dan gelden de regels voor evenementen en de daartoe toepasselijke regels.
Gaat het door zonder drank of eten, dan gelden de regels van ‘activiteiten in georganiseerd verband’. In dat geval geldt er een maximum van 50 personen.
Indien voor een bepaalde activiteit geen protocol bestaat, volg dan de minimale regels van de algemene richtlijnen die ook beschikbaar zijn op onze website www.heropstarthoreca.be .
Het wordt verzorgd door een professionele catering- of traiteuronderneming. Een maximum van 10 personen is toegestaan.
Hier is geen vrije toegang. Het vindt plaats op uitnodiging en is gericht op de familiale, vrienden- of professionele kring. Bijvoorbeeld: huwelijksrecepties, babyshowers, koffietafels of bedrijfsfeestjes voor personeelsleden. Banketten en recepties georganiseerd door een vereniging voor hun leden valt hier ook onder.
De regel dat gasten aan hun eigen tafel moeten blijven zitten, valt hier weg.
Recepties en banketten met privékarakter mogen ook bij de gasten thuis georganiseerd worden, mits het volgen van bovenstaande regels en alle richtlijnen van het horecaprotocol.
Ja, foodtrucks mogen opnieuw ingehuurd worden. De regels van de horeca moeten gerespecteerd blijven en er moeten dus zitplaatsen voorzien worden. Voor recepties en banketten met privékarakter (tot 10 personen) zijn de genodigden niet gehouden aan de verplichting om aan tafel te blijven zitten.
Hieronder vallen alle bijeenkomsten die niet onder privékarakter staan. Het gaat hier dus over bijeenkomsten zoals buurtfeesten, eetfestijnen, bedrijfsfeesten waar externen worden uitgenodigd… De regels van de evenementen moeten gevolgd worden en de horecaprotocollen moeten strikt nageleefd worden.
Neen, dit is niet toegelaten. Op een huwelijksfeest (bij een receptie of banket met privékarakter dus) is enkel de openingsdans van het pas getrouwde koppel toegelaten.
Dit is toegelaten bij recepties en banketten met privékarakter, omdat de genodigden zich niet moeten houden aan de verplichting om aan tafel te blijven zitten. Het maximum aantal genodigden is 10 personen. Het buffet moet wel georganiseerd worden door een professionele catering-/traiteurdienst en het protocol van toepassing op de cateringsector dient gerespecteerd te worden. Dit protocol voorziet bijvoorbeeld dat de genodigden geserveerd worden door personeel en wordt elke service gedaan in individuele wegwerpschotels.
Het wordt aangeraden om zo veel mogelijk digitaal en contactloos te betalen. Stimuleer elektronische betalingen. Meld dit al bij de reservatie. Bij gebruik van de pinautomaat dient deze na ieder gebruik gereinigd en ontsmet te worden, of voorzie een systeem zoals in de handel met handgels/oorstaafjes voor de klanten.
Neen, naar buiten gaan om te roken is niet toegestaan.
Het gebruik van gemeenschappelijke spellen die aanwezig zijn in de drinkgelegenheid (biljart, darts, …) is enkel toegelaten indien de afstand van 1,5 meter kan worden gerespecteerd. Na elk gebruik worden de spellen ontsmet.
Het gebruik bij je thuis is toegelaten. Wellnesscentra mogen ze privé verhuren, maar alleen op reservatie en voor personen die tot dezelfde sociale bubbel behoren. Ze moeten na elk gebruik grondig gereinigd worden zoals voorzien in het geldende protocol. Daarbuiten is elk gedeeld gebruik van deze voorzieningen niet toegestaan.
Als lid van Horeca Vlaanderen kan je steeds bij ons terecht met al je vragen over regelgeving en wetgeving. Vul daarvoor het onderstaande formulier in en wij beantwoorden je vraag zo spoedig mogelijk. Ben je nog geen lid of heb je vragen over onze ledenvoordelen? Wil je weten waarmee wij je kunnen helpen? Neem contact met je regiocoördinator, zij helpen je graag verder. Je vindt hun gegevens hier terug.
